Teslim Tesellüm Belgesi (Tutanağı) Nedir?

Teslim tesellüm belgesi, ticari işlemlerde büyük önem taşıyan ve taşımacılık faaliyetlerini düzenlemek amacıyla hazırlanması zorunlu olan bir dokümandır. Evrak, malın her aşamada kontrol altında tutulmasını sağlayarak kayıp ya da çalıntı durumlarında belgelemeyi mümkün kılar. 

Güvenli ticareti garanti altına alan teslim tesellüm belgesi, oldukça geniş kapsamlı bir evraktır. Malzeme ve gıda ürünlerinin transferinin yanı sıra demirbaşların teslimi gibi faaliyetleri de içerisine alır. Şirketler içerisindeki sorumlu personeller; teslim alma, kontrolü sağlama ve stok takip süreçlerinde ilgili belgeden yararlanırlar. 

Teslim Tesellüm Belgesi Ne İşe Yarar?

Teslim tesellüm belgesi, ticari sevkiyatların ve stok takibi işlemlerinin kontrolünü kolaylaştıran bir evraktır. Belge, mal kontrolünü sağlarken aynı zamanda kayıp ya da çalıntı durumlarında da kilit bir rol üstlenir. 

Mal güvenliğini sağlamak için kullanılan teslim tesellüm belgesi üzerinde ürün türü ve miktarı gibi detaylar yer alır. Malın sorumluluğunu satıcı kişiden alıcı kişiye veren belge, her iki tarafın da haklarını gözetir. Evrak sayesinde alıcının, malı tam anlamıyla eksiksiz bir şekilde teslim aldığı resmiyete dökülür. 

Teslim Tesellüm Belgesi Nasıl Düzenlenir?

Teslim Tesellüm Belgesi, taşımacılık ve lojistik sektörlerinde hem kamu hem de özel sektörde kullanılan önemli bir belgedir. Bu belge, malın satıcıdan alıcıya sorunsuz ve eksiksiz şekilde teslim edildiğini resmi olarak belgelemek için düzenlenir. 

İşte teslim tesellüm belgesinin düzenlenmesi sürecine dair önemli adımlar:

1. Belgenin Hazırlanması: Teslim tesellüm belgesi genellikle Excel formatında hazırlanır ve iki nüsha olarak düzenlenir. Bunun yanı sıra PDF düzenleme programları ya da Excel üzerinde de çeşitli formatlarda hazırlanabilir. Bu nüshalardan biri satıcıda, diğeri ise alıcıda kalır. Belge üzerinde malın adedi, teslim edileceği adres, teslim tarihi ve saati gibi detaylara yer verilmelidir. Ayrıca, malın eksiksiz ve hasarsız olarak teslim alındığına dair alıcının kendi el yazısıyla bir not eklemesi de gerekebilir​.
2. İmzalama ve Onay: Belge, alıcı ve satıcı tarafından ıslak imza ile imzalanır ve kaşe veya mühür ile resmiyet kazandırılır. İmzalanan bu belge, malın alıcıya geçtiğine dair yasal bir kanıt niteliğindedir. Bu süreç, taraflar arasındaki ticari işlemlerin güvenliğini ve düzenini sağlar​.

Teslim tesellüm belgeleri, taşımacılık sektöründe malın türüne ve miktarına göre düzenlenir. Ancak, bu belgeler sadece taşımacılıkta değil, depolama, katma değerli hizmetler ve hatta kişisel satışlarda bile kullanılır. Her sektöre uygun olarak hazırlanması gereken belgeler, ilgili kurumun ihtiyaçlarına göre farklı formatlarda düzenlenebilir​.

Teslim Tesellüm Belgesi Örneği

Teslim tesellüm belgesi örneklerini inceleyerek dokümanların eksiksiz bir şekilde hazırlanması mümkündür. Evrak üzerinde, alıcının el yazısıyla malın eksiksiz alındığına dair bir bilgilendirme notunun yer alması gerekir. Tutanağın yapıldığı yer, tarih-saat, adres bilgisi, malın adedi gibi detaylara da yer verilmelidir. 

Teslim tesellüm evrakları hazırlanırken ek belgeler sunulması gerekiyorsa bu dokümanların teslim edildiğine dair not düşülmesi de önemlidir. Her sektör için özel olarak düzenlenen dokümanları temin etmek içinse ilgili müdürlükler ya da resmî kurumlara müracaat edilmelidir. 

Teslim tesellüm örnek belge formatı aşağıdaki gibidir:

Malzeme Teslim Tesellüm Belgesi Örneği

İş yerinde gerekliliği bulunan ve aşağıda belirtilen malzemelerin fonksiyonel olduğunu temin ederim. İşimle alakalı olan malzemelerin bakımını rutin bir şekilde yapacak ve amacına uygun olarak kullanacağımı taahhüt ederim. Malzemeler kullanılmaz duruma geldiğinde ekipmanı tüm içerikleriyle beraber ilgili yetkililere Teslim Tesellüm Belgesi Tutanağı formu ile iade edeceğimi taahhüt ederim.

MALZEMELERİN LİSTESİ: ……………………………..

İşbu tutanak, iki nüsha olarak düzenlenmiş olup iki tarafın da rızası dahilinde okunup imzalanmıştır.

TESLİM ALAN SORUMLU:       TESLİM EDEN SORUMLU:

AD SOYAD   AD SOYAD

UNVAN                                      UNVAN

İMZASI                                      İMZASI

(Yukarıda yer alan paragraf ve alanlarda geçen bilgileri bireyler, kendi koşullarına göre doldurmalıdır.)

Teslim Tesellüm Belgesi Yazılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Belgeyi hazırlarken fişte belirtilen mal ya da hizmetin detaylı bir şekilde tanımlanması dikkat edilmesi gereken önemli bir husustur. Fişte malzemenin adı, miktarı, nitelikleri ve varsa serinin numarası gibi bilgiler eksiksiz olarak yer almalıdır. 

İlgili dokümanın hazırlama aşamasında dikkat edilmesi gereken diğer hususlar şu şekildedir:

• DMO Kodu: Firmada tedarik edilmesi istenen malzemelerin DMO ürün kodu, cinsi, marka ve modeli evrakta bulunmalıdır. 
• Eksiksiz ve Doğru Bilgi: Evrak üzerinde mal ya da hizmetin teslim tarihi ve şartları net bir şekilde yazılmalıdır.
• Tarafların İmzası: Dokümanın her iki tarafça imzalanması ve onaylanması gerekmektedir. İmzalar, evrakın taraflar arasında tam anlamıyla kabul edildiğini ve taahhüt edildiğini gösterir.

Yukarıda yer alan hususlara dikkat edilmesiyle birlikte teslüm tesellüm belgesi hukuki geçerlilik kazanır.