Proforma Fatura Nedir? Ne İşe Yarar?

Proforma fatura, mal veya hizmet satışına ilişkin olarak satıcı tarafından alıcıya verilen ancak ödeme talep etmeyen ve yasal açıdan fatura yerine geçmeyen ön bir belgedir. 

Genellikle uluslararası ticaret, ihracat, gümrük işlemleri ve sipariş süreçlerinin başında kullanılan bu belge alıcıya önemli bilgiler hakkında önceden bilgi verir. 

Proforma faturanın temel amacı taraflar arasında bir anlaşmaya varmadan önce bilgi paylaşımı yapmak, satış koşullarının doğruluğunu teyit etmek ve işlemle ilgili genel bir çerçeve oluşturmaktır. Ödeme talebi içermediği için resmi bir fatura olarak kayda alınmaz ve vergi işlemlerinde kullanılmaz. Daha çok bir teklif veya anlaşma öncesi açıklayıcı belge işlevi görür.

Kimlere Proforma Fatura Kesilir?

Proforma fatura ticaretle uğraşan işletmeler tarafından çeşitli taraflara sunulabilir:

• Müşteriler (Alıcılar): Proforma fatura ürün ya da hizmet almak isteyen müşterilere kesilir. Alıcı proforma faturayı ödeme şartlarını ve teslimat detaylarını belirlemek için kullanır.
• İhracatçılar ve İthalatçılar: Uluslararası ticarette proforma fatura yurt dışına ürün gönderen ihracatçılar tarafından düzenlenebilir. Bu belge gümrük işlemleri için gerekli bir ticaret belgesi olarak işlev görür. İthalatçılar da ürünlerin gümrükleme işlemleri ya da finansal düzenlemeler için proforma faturayı talep edebilirler.
• Finansal Kuruluşlar: Proforma fatura alıcılar tarafından finansal kurumlara (bankalar, sigorta şirketleri vb.) başvurularda kullanılabilir. Alıcılar kredi başvurusu yaparken ya da ödeme düzenlemeleri için bu belgeyi sunarak işlemlerini onaylatabilirler. İhracatçılar ürünlerin sigortalanması için de proforma faturayı sigorta şirketlerine verebilirler.
• Potansiyel Müşterilere Yapılan Teklifler: Satıcılar potansiyel alıcılara fiyat teklifleri ve satış koşullarını netleştirmek amacıyla proforma fatura düzenleyebilirler. 
• Gümrük ve Vergi İşlemleri: İhracat işlemleri sırasında gümrük idareleri ürünlerin yurt dışına gönderilebilmesi için proforma fatura talep edebilir. Vergi daireleri de ihracatçılara bazı vergi avantajları veya iadeleri sağlamak amacıyla bu belgeyi isteyebilir.

Hangi İşlemlerde Proforma Fatura Kullanılır?

Proforma fatura çeşitli ticari işlemlerde önemli bir rol oynamaktadır:

• Uluslararası Ticaret ve İhracat Süreçleri: Yurt dışına mal veya hizmet sevk edilecekse alıcıların gümrük işlemlerini başlatabilmesi için proforma fatura gereklidir. E-ihracatta satıcı ve alıcı arasında satış koşullarını netleştirmek ve ticari anlaşmanın temelini oluşturmak için kullanılır.
• Finansal Kurumlar ve Kredi Başvuruları: Alıcı, bir banka veya finans kuruluşundan kredi almak için başvuruda bulunurken proforma faturayı kullanabilir. Bu belge malın maliyeti ve işlemin detayları hakkında bilgi sağlar ve kredinin onaylanması sürecini hızlandırır.
• Ön Teklif ve Sipariş Süreçleri: Alıcı, satıcıdan alacağı mal veya hizmete ilişkin fiyat, miktar ve teslimat şartlarını netleştirmek amacıyla proforma fatura talep edebilir. 
• Sigorta ve Taşıma İşlemleri: Ürünlerin sigortalanması için (özellikle ihracat ve nakliye sırasında) sigorta şirketleri proforma fatura isteyebilir. Bu belge sigorta poliçesi düzenlerken ürünün değerini belirlemeye yardımcı olur.
• Vergi İadeleri ve İhracat Teşvik Başvuruları: Bazı ülkelerde ihracatçılar vergi iadesi veya teşvik başvurusu yaparken proforma faturayı kullanabilir. Bu belge işlemin detaylarını ve ürünün değerini beyan etmek için gereklidir.
• Akreditif Açılması: İhracatçı ile ithalatçının anlaşması sonucunda açılacak bir akreditife esas teşkil etmesi için sevk/yükleme öncesi hazırlanması sırasında kullanılabilir.

Proforma fatura ödeme talep etmeyen ve yasal anlamda fatura yerine geçmeyen bir belge olmasına rağmen bu tür işlemlerin başlatılması ve düzenlenmesi açısından önemli bir rol oynamaktadır.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Proforma faturalara dahil edilmesi gereken bilgileri tanımlayan kesin bir mevzuat söz konusu değildir. İşletmeler gerekli gördükleri ve istedikleri kadar bilgiyi proforma faturaya ekleyebilir. 

Proforma faturada bulunması gereken temel bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

• Belgede “Proforma Fatura” ibaresi açıkça yazılmalıdır
• Özel fatura numarası ve fatura tarihi
• Satıcı bilgileri (ad, soyadı, unvan, adresi, telefon, e-posta, vergi kimlik numarası)
• Alıcı bilgileri (ad, unvan, adresi, e-posta, telefon, talep ediliyorsa vergi kimlik numarası)
• Teslim tarihi ve şekli
• Malların tanımı ve ürün açıklamaları
• Malın GTİP numarası (gümrük tarifesi)
• Malların menşei (kaynağı)
• Teklife konu ürünlerin miktarları, ağırlıkları ve boyutları
• Ürünlerin ya da hizmetlerin birim ve toplam fiyatları
• Önceden ödenecek peşinat tutarı
• Varsa ürünlere uygulanan indirim bilgisi
• Nakliye masrafları ve sevkiyat şekli
• Navlun ve sigorta prim tutarları
• Ürünlere ilişkin ambalaj özellikleri, numara vb. detay açıklamalar
• Herhangi bir müşteri veya satıcı spesifikasyonu
• Teklifin son geçerlilik tarihi
• Ödeme koşulları
• KDV bilgisi
• “Bu bir vergi faturası değildir.” ibaresi
• Düzenleyenin imzası ve onayı
• Ticari şartlar (CIF, FOB vb.)

Proforma faturanın doğru ve eksiksiz hazırlanması hem ticaretin sorunsuz ilerlemesi hem de alıcı ile güven ilişkisi kurulması açısından oldukça önemlidir.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir? (Nasıl Hazırlanır?)

Proforma fatura oluştururken üzerinde durulması gereken en önemli nokta tüm bilgileri doğru girmek ve bilgilerin güncelliğinden emin olmaktır. 

Proforma fatura hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

• Başlık ve Belge Numarası: Proforma faturanın en üst kısmına “Proforma Fatura” ibaresi açıkça yazılmalıdır. Her proforma fatura farklı bir belge numarasına sahip olmalıdır. Sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih yazılmalıdır.
• Satıcı ve Alıcı Bilgileri: Sol üst köşede satıcı bilgileri (ad soyadı, unvan, ev adresi) yer almalı, altına da alıcı bilgileri (müşteri adı, unvan, adresi) konumlandırılmalıdır. Satıcının adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve vergi kimlik numarası gibi iletişim bilgileri belgede yer almalıdır. Alıcının adı, adresi, e-posta adresi, telefon numarası ve talep ediliyorsa vergi kimlik numarası da belirtilmelidir.
• Fatura Tarihi: Faturanın düzenlendiği tarih net bir şekilde belirtilmelidir. Bu işlemin ne zaman geçerli olduğunun belirlenmesi için önemlidir.
• Ürün ve Hizmet Detayları: Sayfanın orta kısmında satılacak ürün ve ürüne dair detaylar bulunur. Satılacak ürün veya hizmetlerin ayrıntılı açıklaması yapılmalıdır. Her ürün için ürün adı ve tanımı, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı belirtilmelidir. Ürünlerin toplam maliyeti, birim fiyatlar ve miktarlar net bir şekilde hesaplanmalıdır. Detaylar arasında ürün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı yer alır.
• Teslimat Koşulları: Ürünlerin teslimatına dair koşutlar açıklığa kavuşturulmalıdır. Örneğin, teslimatın “CIF”, “FOB” gibi ticaret şartlarına uygun yapılacağı, nakliye ve sigorta durumu hakkında bilgi verilebilir.
• Ödeme Koşulları: Ödemeyle ilgili şartlar belirtilmelidir. Örneğin peşin ödeme, kredi kartı ile ödeme ya da vadeli ödeme gibi seçenekler bu bölümde açıklanmalıdır.
• Ekstra Ücretler ve İndirimler: Varsa ek ücretler (nakliye ücreti, sigorta, gümrük vergisi vb.) veya sağlanacak indirimler proforma faturada açıkça belirtilmelidir.
• Geçerlilik Süresi: Proforma faturanın geçerlilik süresi ya da hangi tarihler arasında geçerli olduğu yazılmalıdır. Bu alıcının teklifin geçerlilik süresini bilmesini sağlar.
• İmza ve Onay: Satıcı ya da yetkili kişi tarafından imzalanmış ve onaylanmış olması proforma faturaya resmi bir nitelik kazandırır. Hukuki bağlayıcılığı olmasa da resmi geçerliliğinin sağlanması için imzalanarak ve kaşelenerek alıcı tarafa gönderilmelidir.
• Diğer Bilgiler: Eğer gerekiyorsa gümrük kodları, vergi oranları ve diğer özel şartlar gibi ek bilgiler de proforma faturada yer almalıdır.

E-ihracatta Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

E-ihracatta proforma fatura satıcı ve alıcı arasında satış koşullarını netleştirmek ve ticari anlaşmanın temelini oluşturmak için kullanılır. Bu fatura alıcıya sipariş vermeden önce ürünle ilgili tüm detayları görme ve şartları değerlendirme imkanı sunar. 

Yurt dışı proforma faturalarında standart bilgilere ek olarak şu bilgilerin bulunması yararlıdır:

• Talep edilen ürünlere dair kısa bir açıklama (ürün listesi)
• Teklif için geçerlilik süresi
• Satış yapılacak para birimi
• Ürünün sigorta masrafları
• Satış ve ödeme koşulları
• Uluslararası ticaret şartları (Incoterms) hakkında detaylı bilgiler

Buradaki önemli nokta hazırlanan teklifte alıcının ürün, satın alma, ödeme gibi tüm maddeleri detaylandırmasıdır. Bu sayede taraflar arasında herhangi bir yanlış anlaşılma yaşanması engellenir.

Nereden Proforma Fatura Kesilir?

Proforma fatura çeşitli yollarla ve farklı ortamlarda kesilip düzenlenebilir:

• Fiziksel Olarak Kesilmesi: Proforma fatura geleneksel yöntemle fiziksel olarak kesilebilir ve antetli kağıtta hazırlanmalıdır. Belgeler satıcı ya da yetkili kişi tarafından imzalanıp müşteriye posta, kurye veya şahsen teslim edilir.
• Dijital Ortamda Kesilmesi: Proforma fatura internet üzerinden dijital ortamda düzenlenebilir ve müşteriye elektronik posta yoluyla gönderilebilir. Dijital proforma faturalar daha hızlı, ekonomik ve çevre dostu bir yöntemdir.
• Muhasebe Yazılımları Kullanılarak: Proforma faturanın kesilmesi işlemi için genellikle muhasebe yazılım programları kullanılır. Yazılımlar belgelerin otomatik olarak numaralandırılması, tarihlendirilmesi ve formatlandırılması işlemlerini kolaylaştırır.
• Şablon Kullanılarak: Birçok işletme belirli bir şablon üzerinden proforma fatura hazırlar ve faturanın oluşturulması daha hızlı ve tutarlı olur. Microsoft Word, Excel gibi ofis programlarında hazır şablonlar kullanılabilir ya da özel olarak tasarlanmış şablonlar oluşturulabilir.
• Çevrimiçi Fatura Hizmetleri: Günümüzde birçok çevrimiçi fatura oluşturma hizmeti mevcuttur ve kullanıcıların tarayıcı üzerinden proforma fatura oluşturmalarını sağlar. Çevrimiçi hizmetler bulut tabanlı depolama ve otomatik fatura gönderimleri gibi avantajlar sunar.

Proforma Fatura Kaç Gün Geçerlidir?

Proforma faturanın geçerlilik süresi genellikle 7 gün, 15 gün veya 30 gün arasında değişir. 

Bu süre satıcı ile alıcı arasındaki anlaşmalara ve ticari şartlara bağlı olarak belirlenebilir. Satıcının proforma faturada geçerlilik süresini açıkça belirtmesi tavsiye edilir. Böylece taraflar arasında yanlış anlaşılma önlenmiş olur ve teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu net bir şekilde anlaşılır.

Bazı durumlarda ise satıcı geçerlilik tarihi belirtmeyebilir ve teklif satış gerçekleşinceye kadar geçerli kalabilir. Ancak bu durumda da fiyat dalgalanmaları veya ürün mevcudiyeti gibi koşutlar değişebileceğinden alıcı ile açık iletişim sağlanmalıdır.

Proforma Fatura Örneği

Proforma fatura oluşturmadan önce İngilizce ve Türkçe olarak proforma fatura örneklerine göz atmak faydalıdır.

Tipik bir proforma fatura örneği şöyledir:

Proforma No: PF-2024-001                    Tarih: 15 Ocak 2024

Son Geçerlilik Tarihi: 29 Ocak 2024

ÜRÜN/HİZMET DETAYLARI

_________________________________________________________________

Ürün Adı                Miktar     Birim     Birim Fiyatı    Toplam Tutar

_________________________________________________________________

Tekstil Kumaş         500        MT           $2,000          $1,000,000

Pamuk Gömlek     1,000      Adet         $25                $25,000

_________________________________________________________________

                                                                  TOPLAM:      $1,025,000

ÖDEME KOŞULLARI:

Peşinat: Siparişin %30’u (% 307,500)

Kalan Ödeme: Gümrük Çıkışında L/C ile

TESLİMAT KOŞULLARI:

CIF New York – Satıcı nakliye ve sigorta masraflarını karşılar.

TESLİMAT SÜRESİ:

Sipariş onaylandıktan 45 gün sonra

ÜRÜN MENŞEİ:

Türkiye

GÜMRÜK TARİFESİ (GTİP):

HS Code: 5208.11.00

NAVLUN TESLİMAT ŞEKLİ:

Deniz Yolu – Konteyner Nakliye

SİGORTA:

Satıcı tarafından karşılanacaktır.

MALLAR İLİŞKİN DETAY:

– Yüksek kaliteli, dış ticaret standartlarında üretilmiştir.

– CE sertifikası bulunmaktadır.

– Ambalaj: Standart ihracat ambalajı

DİĞER KOŞULLAR VE HUSUSLAR:

– Bu teklif 15 gün süreyle geçerlidir.

– Sipariş onaylaması için yazılı bildiri gereklidir.

– Herhangi bir değişiklik taraflar arasında yazılı olarak kararlaştırılmalıdır.

                            BU BİR VERGİ FATURASI DEĞİLDİR

Hazırlayan: ________________________          Tarih: 15.01.2024

                              (Satıcı Yetkilisi)

Kaşe ve İmza:

Normal/Ticari Fatura İle Proforma Faturanın Farkı Nedir? (Karşılaştırmalı Tablo)

Proforma faturalar birçok noktada standart faturalara oldukça benzerdir. 

Ancak proforma faturalar ve normal faturalar arasında faturalandırma süreci, amaç ve işlev gibi konularda çok temel farklılıklar vardır. 

Sıkça Sorulan Sorular

Proforma fatura hakkında işletmelerin ve bireysel müşterilerin en çok merak ettiği soruları yanıtladık.

Proforma fatura yasal mıdır?

Evet, proforma fatura yasal bir belgedir.

Ancak Ticaret ve Vergi Hukukunda proforma fatura için herhangi bir kesin düzenleme bulunmamaktadır. Her firma proforma faturayı kendi ihtiyaçlarına uygun şekilde düzenleyebilir. Uluslararası ticarette kullanılan bu belge türü uluslararası satış sözleşmesi olarak kabul edilmektedir. 

Proforma fatura bağlayıcı mıdır?

Hayır, proforma fatura hukuki açıdan bağlayıcı değildir ve tarafları yasal olarak hiçbir yükümlülüğe sokmaz. 

Satıcı malı teslim etmek zorunda kalmaz ve alıcı da faturada yazan tutarı ödemekle yükümlü olmaz. Bu belge yalnızca taraflar arasında bir ön anlaşma niteliğinde olup gerçek satış işlemi için ticari fatura düzenlenmesi gerekir.

Proforma fatura resmi bir belge midir?

Hayır, proforma fatura resmi bir belge değildir. 

Ancak uluslararası ticaret uygulamalarında kabul görmüş bir belgedir. Satıcı ve alıcı kendi tercihlerine göre içeriğini düzenleyebilirler. 

Proforma faturaya KDV yazılır mı?

Evet, proforma faturaya KDV bilgisinin eklenmesi beklenen bir uygulamadır.

KDV bilgisi, belgenin ticari ve muhasebe işlemlerinde daha uygun hale getirilmesini sağlar. Proforma fatura bir vergi faturası olmadığı için KDV ile ilgili bir ödeme yükümlülüğü doğurmaz.

Proforma fatura ile ödeme yapılır mı?

Hayır, proforma fatura ile ödeme yapılmaz. Bu belge yalnızca ödeme koşutlarını gösterir. 

Alıcı, teklifi kabul ettikten sonra satışın gerçekleşmesi ile ticari fatura düzenlenene kadar ödeme yapılması istenmez. 

Bazı durumlarda satıcı peşinat talep edebilir. Ancak bu peşinat proforma faturaya dayanarak değil tarafların anlaşmasına göre yapılır.

Proforma fatura iptal edilebilir mi?

Evet, proforma fatura iptal edilebilir çünkü yasal bağlayıcılığı yoktur. 

Satıcı, piyasa koşullarının değişmesi, ürün mevcudiyetinin azalması veya diğer nedenlerle proforma faturayı iptal edebilir. 

Ancak müşteri ile iyi ilişkiler sağlamak için iptal edilmeden önce yazılı olarak müşteriye bildirilmesi uygun olacaktır.

Proforma faturada imza olur mu?

Hayır, proforma faturada imza zorunlu olmamakla birlikte bulunması tavsiye edilir. 

İmza, belgenin satıcı tarafından onaylandığını gösterir ve resmi niteliğini artırır. 

Proforma faturada fatura numarası olur mu?

Evet, proforma faturada özel bir fatura numarası bulunmalıdır. 

Bu numara belgelerin düzeni, takibi ve arşivlenmesi açısından önemlidir. Her proforma fatura farklı bir numara ile düzenlenmelidir. Numara sistemi satıcı tarafından belirlenir ve tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır.

Proforma fatura normal fatura yerine geçer mi?

Hayır, proforma fatura normal fatura yerine geçemez. 

Satış işlemi gerçekleştiğinde mutlaka ticari fatura düzenlenmesi gerekir. Proforma fatura yalnızca teklif ve ön anlaşma belgesi olup resmi muhasebe ve vergi kayıtlarında kullanılamaz.