Purchase Order (PO Number) Nedir?

Purchase Order (PO Number), alıcının satıcıya belirli mal veya hizmetleri satın almak istediğini bildirmek için gönderdiği resmi belgeye atanan benzersiz tanımlayıcı numaradır. 

Türkçe karşılığı “satın alma emri” veya “sipariş emri” olan bu belge, ticari işlemlerin resmileştirilmesi ve takibi için kullanılan kritik bir iş dokümanıdır.

Bu numara sistemi sayesinde alıcı ve satıcı taraflar siparişlerini kolayca izleyebilir, referans gösterebilir ve muhasebe kayıtlarını düzenli tutabilirler.

Purchase Order Kim Tarafından Düzenlenir?

Purchase Order her zaman alıcı tarafından düzenlenir ve satıcıya gönderilir. Alıcı firma, satın almak istediği mal veya hizmetleri belirleyerek resmi bir satın alma emri hazırlar ve bu belgeyi ilgili tedarikçiye iletir.

Özellikle büyük şirketlerde Purchase Order düzenleme yetkisi genellikle satın alma departmanlarında bulunan yetkili personellere aittir. Bu kişiler, şirket politikalarına uygun olarak satın alma süreçlerini yönetir ve gerekli onayları alarak resmi siparişleri oluşturur.

Hangi Durumlarda Purchase Order (PO Number) Kullanılır? (Örnekleri)

Purchase Order öncelikle üretim süreçlerinde hammadde, yarı mamul ürün ve ekipman satın alımlarında, hizmet alımlarında, abonelik temelli satın almalarda ve büyük ölçekli projelerde kullanılır.

Üretim Süreçlerinde Kullanım

İmalat sektöründe faaliyet gösteren işletmeler, üretim için gerekli hammadde, yarı mamul ürün veya ekipman satın alırken Purchase Order düzenler. 

Bu belge, satıcıya talep edilen ürünlerin miktarı, kalite standartları, teslim süresi ve ödeme koşulları gibi kritik detayları belirtir. Örneğin, elektronik eşya üreten bir şirket “PO2023-ELEC-100” formatında bir PO numarası kullanabilir.

Hizmet Satın Alımlarında

Danışmanlık, bakım, onarım, BT hizmetleri gibi profesyonel hizmetlerin satın alınması sırasında Purchase Order kullanılır. 

Bu durumda belge, hizmetin kapsamı, süresi, maliyeti ve ödeme koşulları gibi bilgileri içerir. Örneğin, BT hizmetleri için “PO2023-IT-JUL” şeklinde bir numaralandırma sistemi benimsenebilir.

Abonelik Temelli Satın Almalar

Yazılım lisansları, eğitim programları, destek hizmetleri gibi sürekli hizmetler için abonelik satın alırken Purchase Order düzenlenir. 

Bu durumlarda abonelik süresi, yenileme koşulları, fiyatlandırma ve ödeme periyotları gibi bilgiler belgede yer alır.

Perakende Sektöründe

Perakende işletmeleri mevsimlik ürünler için Purchase Order kullanır. 

Örneğin, kışlık kıyafet sipariş eden bir giyim mağazası “PO2023-WC-OCT-50” formatında bir numara kullanarak kış koleksiyonu (WC), sipariş ayı (OCT) ve miktarı belirtebilir.

Büyük Ölçekli Projeler

Birden fazla tedarikçiyle çalışılan büyük projelerde, her tedarikçi için ayrı Purchase Order düzenlenir. 

Bu belgeler projenin kapsamı, süresi, bütçesi ve diğer önemli şartları içerir, böylece proje yönetimi kolaylaşır.

Faturada PO Numarası Neden Kullanılır? PO Number Neden Önemlidir?

Faturada PO numarası, satın alma siparişi ile fatura arasında doğrudan bağlantı kurarak işlem takibini kolaylaştırmak ve faturalandırma sürecindeki hataları önlemek için kullanılır.

• İşlem Takibi ve Yönetimi: PO numarası, siparişin verilmesinden ürün teslimatına ve ödemeye kadar bir işlemin her adımını izlemeye olanak tanır. Bu numara sayesinde, hem alıcı hem de satıcı hangi faturanın hangi siparişe ait olduğunu kolayca belirleyebilir.
• Mali Denetim ve Kayıt Tutma: PO numaraları, muhasebe süreçlerinde her işlem için net bir iz bırakılması, şirketlerin mali kayıtlarını düzenli tutmasına ve gerektiğinde geçmiş işlemlere hızlıca ulaşabilmesine imkan verir. Bu durum özellikle vergi denetimleri ve mali raporlama süreçlerinde kritik öneme sahiptir.
• Anlaşmazlıkların Çözümü: PO numaraları, alıcı ile tedarikçi arasında ortak bir referans noktası görevi görür ve özellikle anlaşmazlıklar ortaya çıktığında çok kullanışlıdır. Bir müşteri birkaç ay öncesine ait bir satın alma siparişiyle ilgili sorun yaşadığında, ilgili sipariş ve fatura PO numarası aranarak kolayca bulunabilir.
• Ödeme Süreçlerinin Hızlandırılması: PO numaraları, faturaların daha hızlı işlenmesini ve ödenmesini sağlar. Bu eşleştirme doğrulandığında ödeme süreci hızla başlatılabilir, kayıtları taramak için harcanan zaman minimuma iner.
• Mükerrer Ödemelerin Önlenmesi: PO numarası kullanımı, ödemelerin tekrarlanmasını, yanlış faturalandırmayı ve süreç içerisinde oluşabilecek diğer muhasebe hatalarını önler. Aynı sipariş için birden fazla fatura kesilmesi veya yanlış tutarlarda ödeme yapılması gibi durumların önüne geçilir.
• Profesyonel İmaj ve Güvenilirlik: Düzenli PO numarası sistemi kullanan işletmeler, müşterileri ve tedarikçileri nezdinde daha profesyonel ve güvenilir bir imaj yaratır. Bu sistem, işletmenin mali süreçlerini kontrol altında tuttuğunu ve düzenli çalıştığını gösterir.

Purchase Order (PO Numaralandırma Sistemi) Nasıl Oluşturulur?

Purchase Order numaralandırma sistemi manuel veya otomatik olmak üzere iki ana yaklaşımla oluşturulur ve işletmenin büyüklüğüne göre uygun yöntem seçilmelidir.

PO Numaralandırma Yöntemlerinin Karşılaştırması

PO Numaralandırma Sistemi Kurulum Süreci:

1. İhtiyaç Analizi Yapın: İşletmenizin sipariş hacmini, personel sayısını ve mevcut teknolojik altyapıyı değerlendirin. Küçük işletmeler için manuel sistem, büyük işletmeler için otomatik sistem daha uygun olacaktır.
2. Numara Formatını Belirleyin: Sisteminize uygun format yapısını oluşturun. Sıralı (PO-1, PO-2), tarih bazlı (PO26032021-001) veya kategori kodlu (PO2023-ELEC-100) formatlardan birini seçin.
3. Başlangıç Numarasını Tespit Edin: İlk PO numaranızı belirleyin. Gelecekteki büyümeyi öngörerek yeterli basamak sayısı bırakın (örneğin PO-00001 formatında 5 haneli sistem).
4. Otomasyon Kararı Verin: Manuel sistem için Excel tablosu hazırlayın veya otomatik sistem için ERP/muhasebe yazılımı edinin. Deskera gibi bulut tabanlı çözümler otomatik numara üretimi sağlar.
5. Tutarlılık Kuralları Oluşturun: Her PO numarasının benzersiz olması, aynı formatı takip etmesi ve sistematik kayıt tutulması için net kurallar belirleyin.
6. Personel Eğitimi Verin: Sistemi kullanacak tüm personeli eğitin ve numaralandırma kurallarını net bir şekilde belirtin.
7. Test ve Uygulama: Küçük çaplı test siparişleriyle sistemi deneyin, sorunları giderin ve ardından tam uygulamaya geçin.
8. Kayıt ve Takip Sistemi Kurun: Her PO numarasını, satıcı bilgilerini, sipariş detaylarını ve tarihlerini kaydetmek için sistematik bir takip mekanizması oluşturun.
9. Düzenli Kontrol ve Güncelleme: Sistemin düzgün çalışıp çalışmadığını periyodik olarak kontrol edin ve gerektiğinde güncellemeler yapın.

Purchase Order İçeriğinde Neler Yer Almalıdır?

Purchase Order’da alıcı firma bilgileri, satıcı firma bilgileri, ürün/hizmet detayları, fiyat bilgileri, teslimat koşulları ve ödeme şartları mutlaka yer almalıdır.

Purchase Order belgesi her ne kadar belirli bir standarda bağlı olmasa da etkili bir ticari işlem için aşağıdaki temel unsurları içermelidir:

Temel Kimlik Bilgileri:

• Purchase Order başlığı ve düzenlenme tarihi
• Benzersiz PO numarası
• Alıcı firma adı, adresi ve iletişim bilgileri
• Satıcı firma ünvanı, adresi ve iletişim detayları
• Fatura adresi (alıcı adresinden farklıysa)

Ürün ve Hizmet Detayları:

• Mal veya hizmetlerin detaylı tanımı ve açıklaması
• Ürün kodları veya katalog numaraları (varsa)
• Miktar bilgileri (adet, kilo, litre vb.)
• Birim fiyat ve toplam tutar bilgileri
• Vergi oranları ve vergi tutarları

Teslimat ve Lojistik Bilgileri:

• Teslimat zamanı ve tarihi
• Teslimat adresi
• Tercih edilen taşıma yolu (kargo, nakliye vb.)
• Teslim türü (kapıda teslim, depo teslimi vb.)
• Ambalaj ve paketleme gereksinimleri

Ödeme ve Mali Şartlar:

• Ödeme türü (peşin, vadeli, taksitli)
• Ödeme zamanı ve vade tarihleri
• Para birimi belirtimi
• İndirim koşulları (varsa)
• Gecikme faizi oranları

Yasal ve İdari Gereklilikler:

• İthalatçı referans numarası
• Gümrük ve vergi kodları (ihracat/ithalat için)
• Özel uyarılar ve koşullar
• İptal ve iade şartları
• Firma yetkililerinin isim ve imzaları

Kalite ve Teknik Şartlar:

• Ürün kalite standartları
• Teknik özellikler ve sertifikalar
• Garanti süreleri ve koşulları
• Kabul kriterleri

Bu bilgilerin eksiksiz ve net bir şekilde belirtilmesi, gelecekteki olası anlaşmazlıkların önüne geçer ve ticari süreçlerin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Faturada PO Numarası Nereye Eklenmelidir?

PO numarası faturanın üst kısmında, fatura numarasının altında veya yanında belirgin bir şekilde yer almalıdır.

Faturada PO numarasının konumu kullanılan şablon türüne göre değişiklik gösterse de, genellikle faturanın en üstünde, başlık bölümünde konumlandırılır. 

PO numarası bu alanda “Purchase Order No:” veya “PO No:” etiketiyle açıkça belirtilerek kolay fark edilmesi sağlanır. Alternatif olarak faturalama bölümünde, alıcı firma bilgileri ile birlikte de yer alabilir.

PO numarasının doğru yerleşimi fatura işleme süreçlerini hızlandırır ve ödeme onaylarının gecikmesini önler. Numara mutlaka net, okunabilir ve fatura numarasından karıştırılmayacak şekilde etiketlenmelidir. 

Sıkça Sorulan Sorular

Purchase Order (PO numarası) konusunda işletmeler tarafından en çok merak edilen soruları yanıtladık.

İhracatta PO ne demek?

İhracatta PO, ithalatçı firmanın ihracatçıya gönderdiği resmi satın alma emri belgesidir. 

İhracat süreçlerinde PO, ithalatçı ile ihracatçı arasındaki müzakerelerin tamamlanması sonrası düzenlenir ve ihracatçının üretime başlaması için gerekli yasal prosedürleri sağlar. 

Bazı durumlarda PO, proforma faturadan önce hazırlanarak hızlı iletişim ve şart netleştirmesi sağlar.

Fatura numarasıyla PO numarası aynı mıdır?

Hayır, PO numarası ile fatura numarası aynı değildir. 

PO numarası satın alma siparişlerine, fatura numarası ise faturalara atanan farklı benzersiz kodlardır. Her iki numara da belge tanımlayıcısı olarak kullanılsa da farklı amaçlara hizmet eder. 

Faturada hem PO numarası hem de fatura numarası yer alarak siparişin doğru faturalandırıldığından emin olunur.

Fatura için PO numarasına ihtiyaç var mı?

Evet, B2B işlemlerinde faturaların idealinde PO numarası bulunmalıdır. 

PO numarası, faturayı doğrudan ilk satın alma siparişine bağlayarak hem alıcı hem de satıcı için net referans noktası sağlar. Özellikle kurumsal işlemlerde PO numarası olmayan faturalar ödeme süreçlerinde gecikmelere neden olabilir.

PO numarası yasal olarak bağlayıcı mıdır?

Hayır, PO numarası kendi başına yasal olarak bağlayıcı değildir.

Ancak içinde bulunduğu Purchase Order belgesi satıcı tarafından kabul edildiğinde bağlayıcı sözleşme niteliği kazanır. PO numarası, bu yasal belgenin benzersiz tanımlayıcısı olarak işlev görür. 

Yasal bağlayıcılık, belgenin içeriğindeki hüküm ve koşullardan kaynaklanır, numara sadece referans amacıyla kullanılır.